Office Manager (H/F)
Neobrain accompagne ses clients pour orienter la bonne personne, avec les bonnes compétences, au bon endroit grâce à notre plateforme digitale et engageante basée sur l'Intelligence Artificielle, nous aidons les entreprises dans :
- La gestion des compétences
- La gestion des talents
- La mobilité interne
- La formation et la montée en compétences
Dans un monde en pleine mutation, les collaborateurs deviennent acteurs de leur carrière. Nos solutions impactent la carrière de plus de 700 000 utilisateurs.
Rejoindre Neobrain, c’est faire partie d’une entreprise en forte croissance, et participer à la structuration d’une équipe de talents, pour accompagner son développement en tant que leader sur son marché historique et international. Des entreprises comme Safran, Société Générale, Natixis, Bosch, Sage, Moët Hennessy, Banque de France, Promod, TotalEnergies, etc. font confiance à Neobrain pour faire des compétences le pilier central de leur performance.
Avec plus de 120 clients et une récente levée de fonds de 20 millions d’euros, Neobrain continue sa croissance avec un CA qui est multiplié par 2 d’années en années.
Le développement de notre proposition par la croissance externe mais aussi l’enrichissement de notre plateforme grâce à notre IA de nombreuses fois primées (Wavestone, Manpower Group, PWC) font notre différence et nous permettent de nous positionner en tant que leader Européen du Talent Marketplace.
Le poste :
Neobain connaît une phase de forte croissance, interne et externe avec un développement international dans de nouveaux marchés (Allemagne, US), mais aussi via l’achat et l’intégration d’entreprises concurrentes et complémentaires.
Pour réaliser sa feuille de route ambitieuse, Neobrain cherche son/ sa futur(e) Office Manager aux côtés d’une équipe talentueuse
Votre rôle :
L'Office Manager est responsable de la gestion efficace des locaux, de la gestion du matériel et de l’administration des ventes. En tant qu'Office Manager, vous jouerez un rôle clé dans l'organisation et le bon fonctionnement des activités quotidiennes de l'entreprise. Vous serez en charge de plusieurs tâches essentielles pour garantir un environnement de travail professionnel et accueillant.
Missions :
1. Gestion des lieux :
- Assurer un accueil physique chaleureux des visiteurs, prestataires, clients et candidats.
- Veiller à la logistique et à l'entretien des bureaux, en coordonnant les travaux nécessaires.
- Gérer les services généraux, notamment les fournitures de bureau et les consommables.
- Prendre en charge les appels téléphoniques entrants et sortants.
- Superviser les contrats de prestations de services, en assurant un suivi rigoureux des prestataires et en vérifiant leur conformité technique et contractuelle.
- Préparer les salles de réunion pour les réunions et les événements.
- Traiter et distribuer le courrier entrant et sortant.
- Rechercher en permanence des moyens d'améliorer les locaux et l'environnement de travail.
- Assurer la prévention des risques et mettre en place des mesures de sécurité adéquates.
- Contrôler les accès aux locaux en gérant les badges et en maintenant un système de sécurité efficace.
2. Gestion du matériel professionnel :
- Gérer le parc informatique et téléphonique de l'entreprise, y compris la passation de commandes, le support informatique, la logistique et la protection des données.
- Assurer le suivi des contrats de location des équipements et veiller à leur bon fonctionnement.
3. Gestion de l’administration des ventes :
- Établir des devis personnalisés pour les clients en fonction de leurs besoins spécifiques.
- Établir et suivre les factures des clients en fonction de leur plan d'abonnement et de la durée du contrat.
- Participer à l’amélioration continue des process ADV pour soutenir et soulager l’équipe Sales.
Compétences et Expériences recherchées :
- Expérience préalable en tant qu'Office Manager ou dans un poste similaire d’au moins 2 ans.
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Fortes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
- Sens aigu du service client et capacité à interagir avec diverses parties prenantes.
- Bonne connaissance des outils informatiques et des systèmes téléphoniques.
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
- Attitude proactive et orientée solutions.
- Maîtrise de l’anglais
Neobrain garantit l'égalité des chances et s'engage à créer un environnement de travail inclusif et où les différences individuelles sont respectées. Tous les candidats sont considérés dans nos processus de recrutement sans tenir compte de l'origine, de la couleur de peau, de la religion, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'âge, de la nationalité, de la nature du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la réglementation en vigueur.
- Localisations
- Paris
- Type d'emploi
- CDI
Paris
Et si vous étiez Neobrainer ?
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Travaillez depuis nos différents bureaux
Depuis Paris, Lisbonne ou Francfort. Mais aussi, pour certains postes, en full remote.
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Une équipe internationale réunie autour de valeurs communes
Humilité, Expertise, Extra mile et Fierté sont les 4 valeurs qui nous définissent le mieux.
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Tous les salariés sont actionnaires
Tous les salariés sont également actionnaires afin d'établir une relation durable. -
Great Place to Work
Nous plaçons l’expérience collaborateur au cœur de notre raison d’être et notre stratégie. Nous sommes certifiés depuis Mars 2021 !
À propos de Neobrain
Neobrain est une plateforme de management des talents et des compétences.
Neobrain transforme les compétences individuelles en performance collective grâce à l'Intelligence Artificielle. L'IA de Neobrain fait correspondre les compétences et les motivations des collaborateurs aux opportunités internes, cartographie rapidement les compétences présentes dans l'organisation, et fournit des données précises pour anticiper les mouvements internes.
Neobrain, c'est aujourd'hui + de 350 000 utilisateurs actifs (RH, managers et collaborateurs).
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